یکی از مهارت‌های مهم در زندگی پرمشغله ما، درک نحوه اولویت بندی وظایف و نحوه مدیریت زمان است. این‌ مهارت‌‌ها ساده‌ به نظر می‌رسند، اما به برخی عملکردهای اجرایی پیچیده نیاز دارند از جمله پیش بینی آینده، ارزیابی گزینه‌های مختلف، در نظر گرفتن پیامدهای اعمال (یا عدم اقدام) و برنامه ریزی 

از نظر روانشناسی، چند چیز ما را از درگیر شدن در اولویت بندی وظایف مناسب باز می‌دارد ناتوانی یا ناراحتی در نه گفتن، اشتباه در هزینه‌های غرق شده (یعنی تمایل به دنبال کردن یک تلاش در صورتی که قبلاً منابعی برای آن سرمایه‌گذاری کرده‌ایم، خواه ناخواه هزینه‌های جاری بیشتر از منافع است)، عدم درک هزینه‌های فرصت (فرصت‌هایی که پس از تصمیم به انجام یک اقدام متعهدانه از دست می‌دهیم) و فشار درونی یا اجتماعی.

در کار رواندرمانی متوجه شده‌ام که مراجعان به طور فزاینده‌ای با فرسودگی شغلی و مشکلات در اولویت بندی وظایف دست و پنجه نرم می‌کنند. برخی از این‌ها نتیجه اجتناب‌ناپذیر دو سال زندگی همه‌گیر و فرسودگی کامل از خواسته‌هایی است که زندگی بر دوش همه ما گذاشته است، با کاهش همزمان ظرفیت برای شرکت در فعالیت‌های لذت‌بخش، مانند معاشرت یا تعطیلات. 

بسیاری از مردم تلاش کرده‌اند تا تعهدات خود را برای پاسخگویی به احساس خستگی یا کاهش سطح انرژی تنظیم کنند. احساسات قوی مانند ترس، خشم و نگرانی که در مورد بیماری همه‌گیر احساس کرده‌ایم نیز از منابع شناختی استفاده می‌کند و بنابراین بر ظرفیت ما برای توجه کامل ما تاثیر می‌گذارد. تفکر ما به وظایف، این احساس را بوجود می‌آورد که زندگی باید طبق معمول ادامه یابد البته، هیچ چیز مثل همیشه نیست. هنگام کار با مراجعانی که فرسودگی شغلی را تجربه می‌کنند، آنها را تشویق می‌کنم که وظایف و تعهداتی را که دارند به دقت در نظر بگیرند و تعیین کنند که آیا می‌توان هر یک از آنها را کاهش داد یا موقتاً اصلاح کرد تا به خود فرصت بیشتری برای سرمایه گذاری روی خود و استراحت بدهند. این فرآیند چند مرحله دارد:

نکات ضروری اولویت بندی وظایف:

1. وظایف مختلف خود را فهرست کنید

کارهای کوچک‌تر (مانند بردن بچه‌ها به مدرسه) شویم که ممکن است زمان زیادی را به همراه داشته باشد. توجه به نقش‌ها و وظایف در حوزه‌های شخصی و حرفه‌ای و همچنین کارهایی که ممکن است برای خود انجام دهیم (مثلاً ورزش) مهم است.

2. به هزینه‌های هر کار توجه کنید

به هزینه‌های هر کاری به خوبی دقت کنید مانند: هزینه‌های مالی، زمانی، انرژی و سرمایه اجتماعی. هر کار، هر چقدر هم که کوچک باشد، هزینه‌ای دارد.

3. تعیین کنید کدام وظایف ضروری هستند

مهم است که عمل گرا باشیم و توجه داشته باشیم که طیف وسیعی از وظایف وجود دارد که باید انجام شود، از جمله انجام الزامات اساسی نقش‌های کاری و وظایف مراقبتی اولیه، مانند غذا دادن به فرزندانمان.

کارهای دیگری نیز وجود دارد که ممکن است اولویت کمتری داشته باشند، از جمله پروژه‌های اضافی یا فعالیت‌های فوق برنامه برای کودکان.

درک این نکته مفید است که ما نمی‌توانیم همه کارها را انجام دهیم و با کم کردن انرژی خود، اغلب از دادن توجه و زمان کافی به چیزهایی که مهم‌تر هستند غفلت می‌کنیم.

4. ارزش‌های خود را در نظر بگیرید و مشخص کنید کدام وظایف بیشتر همسوی ارزش‌های شما است

وقتی با مجموعه‌ای از انتخاب‌ها مواجه می‌شوید، دانستن اینکه چه چیزی را انتخاب کنید می‌تواند دشوار باشد. تلاش برای تصمیم گیری بر اساس همسویی با ارزش‌هایمان می‌تواند یک چارچوب سودمند برای ما باشد. این مفید است که کدام ارزش‌ها بیشتر برایمان مهمتر هستند  و در نظر بگیریم که کدام وظایف اختیاری ممکن است در راستای ارزش‌های ما باشد. به عنوان مثال، اگر ارتباطات برای شما ارزش است، ممکن است بخواهیم به معاشرت با نزدیکترین دوستانمان ادامه دهیم.

5. یادگیری نه گفتن

این کار برای بسیاری از افراد دشوار است و اغلب نیازمند تمرین و اجازه دادن به خود است.

توسعه و تمرین و یادگیری مهارت نه گفتن برای این کار می‌تواند مفید باشد، مانند «من دوست دارم کمک کنم، اما در حال حاضر هیچ تعهد جدیدی نمی‌پذیرم. می‌توانی شش ماه دیگر با من تماس بگیری؟» 6. به یاد داشته باشید که هیچ تصمیمی دائمی نیست
مردم اغلب با نه گفتن به دلیل نگرانی از دست دادن فرصت‌ها دست و پنجه نرم می‌کنند. یادآوری این نکته می تواند مفید باشد که فرصت‌های کمی وجود دارد که واقعا منحصر به فرد هستند و اکثر تصمیمات قابل اصلاح هستند.

منابع

• Patterson, E. S., Ebright, P. R., & Saleem, J. J. (2011). Investigating stacking: How do registered nurses prioritize their activities in real-time?. International Journal of Industrial Ergonomics, 41(4), 389-393.
• https://www.psychologytoday.com/intl